Je bent ondernemer geworden vanuit een passie. Of je nu een bouwbedrijf runt, een coachingpraktijk hebt of een webshop beheert, de kans is groot dat je die passie niet vindt in het eindeloos overtypen van klantgegevens of het handmatig uploaden van facturen.
Toch verliezen de meeste ondernemers gemiddeld 20% van hun week aan dit soort “administratieve sleur”. Het goede nieuws? Er is een digitale assistent die dit sneller, foutloos en 24/7 voor je doet: Zapier.
Wat is Zapier eigenlijk?
Zapier is de digitale lijm van het internet. Het is een platform dat meer dan 6.000 verschillende apps (zoals Gmail, Outlook, Excel, WhatsApp, Moneybird en je agenda) met elkaar verbindt.
Het principe is simpel: “Als dit gebeurt, doe dan dat.”
- Als een nieuwe klant een afspraak plant in je digitale agenda…
- Dan maakt Zapier direct een dossier aan in je CRM en stuurt het een welkomstmail.
Je hoeft geen programmeur te zijn om dit in te stellen. Als je weet hoe een muis werkt, kun je automatiseren.
Drie ‘Life-savers’ voor de drukke ondernemer
1. Nooit meer facturen zoeken
Niets is vervelender dan aan het einde van het kwartaal je hele mailbox doorzoeken naar bonnetjes. Je kunt Zapier zo instellen dat elke e-mail met een bijlage van een specifieke leverancier direct wordt doorgestuurd naar je boekhoudpakket of een map in Google Drive. Je administratie doet zichzelf terwijl jij slaapt.
2. Afspraken zonder heen-en-weer gemail
Het plannen van een afspraak kost vaak vijf mailtjes. “Schikt dinsdag?” “Nee, dan kan ik niet.” Door een tool als Calendly te koppelen aan je agenda én Zapier, kan een klant zelf een moment kiezen. Zapier zorgt er vervolgens voor dat de link in je agenda staat en dat de klantgegevens direct op de juiste plek in je systeem belanden.
3. Directe notificaties voor belangrijke zaken
Krijg je een dringende aanvraag via je website? Laat Zapier je direct een bericht sturen via WhatsApp of SMS. Zo kun je direct reageren op kansen zonder dat je de hele dag je inbox in de gaten hoeft te houden.
De Rekensom: Wat levert het op?
Laten we eerlijk zijn: tijd is geld. Stel dat je 3 uur per week bespaart aan administratief ‘gepriegel’. Bij een uurtarief van € 80,- bespaar je € 240,- per week. Dat is bijna € 1.000,- per maand aan gewonnen productiviteit.
Automatisering is geen kostenpost; het is een investering die zichzelf in de eerste week al terugbetaalt.
Checklist: 10 taken die je vandaag nog kunt automatiseren
Gebruik deze lijst om te zien waar jouw grootste tijdwinst ligt.
- Factuurbijlagen: Sla e-mailbijlagen van leveranciers automatisch op in Dropbox of Google Drive.
- Nieuwe Leads: Zet aanvragen van je websiteformulier direct in een Google Sheet of CRM.
- Social Media: Deel je nieuwe Instagram-post automatisch ook op je zakelijke Facebook- of LinkedIn-pagina.
- Welkomstmail: Stuur direct een gepersonaliseerde e-mail zodra iemand zich inschrijft voor je nieuwsbrief.
- Review-verzoeken: Stuur automatisch een mail met een Google Review-link, drie dagen nadat een klant een aankoop heeft gedaan.
- Takenlijst: Maak van een ‘ster-bericht’ in Gmail automatisch een taak in je To-Do lijst (zoals Todoist of Trello).
- Agenda-synchronisatie: Kopieer afspraken van je zakelijke agenda automatisch naar je privé-agenda (zodat je nooit dubbel boekt).
- Formulier-opvolging: Stuur een automatische bevestiging naar iedereen die een formulier op je site invult.
- Wekelijkse Rapportage: Laat Zapier elke vrijdag een overzicht van je nieuwe leads naar je Slack of e-mail sturen.
- Digitale Ondertekening: Sla getekende contracten uit tools als DocuSign direct op in de juiste klantmap.
Wil je ontdekken hoeveel uur jij per week kunt besparen?
Veel ondernemers zien de mogelijkheden, maar hebben de tijd niet om het in te richten. Wij helpen je met het bouwen van een digitaal fundament dat voor jou werkt, in plaats van andersom. Neem contact op voor een korte ‘Automation Check’.
